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提升工作效率的15个方法：职场人与管理者的事半功倍术

工作永远做不完、提案总是拖到最后一刻！团队效率不彰，主管还得帮忙擦屁股！你深受这些情况困扰吗？ Cheers汇整15个有效提升工作效率的方法，帮助上班族与管理者事半功倍。

读完这篇文章，你可以学到3件事：

找出工作效率不彰的根源，克服拖延症的心魔问题。提升专注力才能提升工作效率，揪出导致分心的时间小偷。管理者需提供明确的目标，并给予创意人员弹性的时间与空间。

英国著名博物学家托马斯. 亨利. 赫胥黎（Thomas Henry Huxley）曾说：

「时间是最不偏私的，给任何人都是24小时。」

但是同样的工作量，有的人毫不费劲，总能准时完成; 但也有人工作产能低于平均线，常常拖垮部门进度。

深究工作效率不彰的问题，可能不在你的能力，而是你的心魔与错误的工作方法。

工作人提升工作效率10招

一、找出导致拖延症的根源心魔

亚马逊畅销书《Stop Wasting Time》作者加兰. 库尔逊（Garland Coulson）列出5种拖延症人格：1. 害怕失败的忧虑者。2. 害怕不完美，总是在修改增补的完美主义者。3. 不懂拒绝的好好先生。4. 缺乏专注力、无法扛下重大任务的瞎忙族。5. 总是在最后一刻完成工作、但交件质量低落的隐性拖延症患者。

大部分的拖延症源自于逃避机制的启动，逃避不完美、逃避自以为的失败、逃避别人的眼光、逃避压力。

加兰. 库尔逊建议，上班族面对「心魔」，可透过自我觉察与自我评估，找到工作效率低落的根本原因，再藉着心理咨商、冥想、静坐以及正向思考练习… 等心灵疗法，降低情绪对工作效率带来的负面影响。

二、盘点工作制定待办事项清单缓解拖延症心理层面的问题之后，提升工作效率下一步，就要从改善、优化工作方法入手。将手上的工作一一罗列做成清单，建议可以使用云端工具或备忘录APP，并在电脑或手机上同步增修。这些待办事项须定期更新，每做完一项，就打勾或画线删除。看着待办事项越来越少，工作会更有动力。

三、排定工作顺序，重要紧急为优先

待办事项该从何做起？建议要标注优先次序。你可以采用美国前总统艾森豪发明的“艾森豪矩阵”工作分类法：

盘点手上的工作并画分为重要且紧急的事情、重要但不紧急的事情、「不重要却紧急」的事情、「不重要也不紧急」的事情4个类别。

先处理重要又紧急的事情，例如明天要完成的工作结案、下周要交出的提案报告; 「重要但不紧急」的事情则须另排时间处理; 「不重要却紧急」的事像是寄快递、订会议室等，可以找代理人完成; 至于「不重要也不紧急」的事情，不必列上待办清单，有空再处理即可。

四、用番茄钟工作法提升专注力

人类的专注时间有限，根据麻省理工斯隆管理学院讲师波岑（Robert Pozen）的研究显示，持续工作时间超过90分钟就会疲劳、失去专注力。这时可参考企业家弗朗西斯科. 西里洛（Francesco Cirillo）创立的「番茄钟工作法」以工作25分钟、休息5分钟的频率，全神贯注一段时间后，进入休息、放空状态，再接续下一轮极度专注工作状态，产能更高。

五、一次只做一件事，一天不超过三件

人们总是很贪心的想要一次处理完所有工作。不过，创业家兰蒂?扎克伯格（脸书创办人马克·佐克柏的姊姊，却在其著作《选3哲学》中主张：

一次只做1件事，一天做3件事情就好。

身兼企业CEO与母亲的她认为，每天专注完成最重要的3件事，反而可以拥有愉快的人生。

六、除了专注力还需要不被打扰的勇气

所谓知易行难，上班族们尽管知道提升工作效率之道，但往往在实务上，可能才正要投入在某项计划，就被其他讯息打断; 或是主管又突然交办你一些事情; 打坏了原本要投入工作的节奏与专注度。

因此，开始投入工作之前，要将手机设为勿扰模式，也可在通讯软件状态列表上注名「忙碌中」，避免私讯打扰; 或者设定email自动回复功能，表明「目前因有要事在身，会在中午过后尽速回覆」，以确保自己有不被打扰的精心时刻。

七、把困难的工作拆解成独立的小任务拖延症的另一个原因是，当你接下难度极高的工作任务，很可能因为压力大而逃避到最后一刻。加兰. 库尔逊将此称为「任务怪兽」，他建议，把任务拆解、细分成独立的小任务，例如，年度新产品的提案，可以拆成产品概念、市场研究、研发计画等，接着，从产品概念开始着手，分阶段完成每一个小项目，最后就能完成一项大任务。

八、工作进度遇瓶颈，想想你的动机

挫折、压力都是造成瓶颈的原因，当你的工作进度停滞不前时，不妨停下脚步，找回工作的动机或项目的初衷。

试想「做这个项目的目标是什么？」加薪？让自己明年有升迁机会？证明自己可以做大项目？或者想想「工作的动机是什么？」存一笔旅游基金？让自己有能力救助流浪动物机构？让家人过更好的生活？不要让自己困在挫折感中，找到那个可以让你热血沸腾的工作动机，再工作会更有效率。

九、打造高效率的办公环境

你是不是也曾因找不到某个重要窗口的联络电话，而着急不已？

随时整理办公桌，纸本合约、单据发票放在固定的抽屉或文件夹，收到名片随时归档，重要人士的名片最好用云端名片APP扫描做成电子文件，随手抄在纸上的联络资料，挂完电话也要马上用手机翻拍云端归档，可以节省不少找资料的时间，也提升工作效率。

十、慎选饮食适度休息，保持健康生活

到了下午，手摇饮料、甜点成为了上班族的解压良药。

但医学研究显示，摄取过多糖分反而会造成大脑记忆力衰退、专注力下降，因此，慎选饮食，改以坚果、黑巧克力等有助于大脑运作的食物，加上适度的午睡、固定的运动习惯，更能确保工作头脑清醒。

提升团队效率的管理者领导术5招

一、给予明确的目标提升团队效率

相较于一般员工着重于任务的执行力，管理者则需要设立明确的「团队目标」来提升团队效率。这个目标最好由主管与部门员工一起订定，除了凝聚向心力，考虑到第一线的执行困难，订下真正有机会达成的目标。

二、导入OKR考核，并定期检视

KPI强调的是绩效结果，OKR着重目标与动机，透过OKR考核与管理方式，主管不需时时紧盯进度，员工也因为明确的目标与执行方式，工作达标。例如，目标是，提升门店顾客满意度。实际做法可能包括「顾客填问券就送小礼物」，及「改善结帐时间太久问题」。

三、减少开会次数与时间前日本微软Office部门负责人、目前协助600多家企业进行工作效率改革的越川慎思，曾针对221间公司进行调查，发现：

占用上班族时间第一名是公司内部会议，约有43%的时间都花在开会，让员工无法专注在更重要的工作上。

日本LINE前社长森川亮也提出，开会只需10分钟的建议，身为管理者，应尽可能精简会议，当下表决，做成结论，员工更有执行方向。

四、建立信任感不要求员工秒回讯息

过度沟通会严重干扰员工的生产力。《没有Email的世界》一书中就提及，美国白宫曾因遭黑客入侵造成Email系统停摆，原以为是场灾难，没想到员工工作效率却意外大幅提升。

因此，建议管理者不需太过干预员工的工作内容，只需透过定期周报表或周会了解进度，适度授权让员工能独当一面完成项目，有效增加员工生产力。

五、创意需要时间，让「死线」有弹性

执行力与创意看似是死对头，如果管理者坚持死线（Deadline），就有可能压缩创意发挥的空间。哈佛商学院教授TeresaAmabile研究发现，在时间压力下，人们的工作效率相对较高，但倾向完成重要、紧急却缺乏创造力的事项。她建议，若需要大量创意的工作，必须让死线保有弹性。

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